בקרה בתחום המזון והמשקאות- צורך ולא מותרות

 מי לא חושב שחייבים לעקוב אחר הנעשה בעסק שלו? כולם חושבים כך! בפועל, מעטים הם המנהלים המקפידים לבצע בקרה שוטפת, ולרוב מסתמכים על נתונים כללים שמספקת להם הקופה הרושמת ומנהל החשבונות של העסק. האם זה מיותר? הניסיון לנהל עסק בתחום מורכב ודינמי כל כך, ללא שליטה רציפה על פרמטרים מספריים, משול לטיסה בתוך ערפל כבד ללא עזרת מכשירי ניווט. עסקים בתחום המזון והמשקאות נתונים בכל מקרה לרמת סיכון גבוהה במיוחד, וכל טעות ניהולית היא בעלת משקל כבד לשרידותם.  הנה כמה סיבות שיבהירו טענה זו:  אם אתה לא מודד אתה לא יכול להשתפר: אם אתה לא מודד ועוקב אחר הנתונים,  אתה אף פעם לא תדע אם אתה אכן משתפר עם העסק או רק הופך את המצב לגרוע יותר (רווח זה לא הפרמטר היחיד).אם אתה מודד כנראה שזה חשוב לעסק: אם אתם לא מודדים את הכמות הנמזגת ללקוח בעזרת כוס מידה − המסר לעובדים הוא "תמזגו כמה שבא לכם". אם אתם לא עוקבים אחרי עלות המכר − המסר הוא שיעילות ומניעת בזבוז אינן חשובות לכם.מדידה מובילה לקבלת החלטות מושכלת יותר: כולנו חכמים, אבל מנהלים המקבלים החלטות לפי נתוני אמת מהשטח ייהנו מהחלטות נבונות יותר, בעיקר מכיוון שהחלק הרגשי והסובייקטיבי זז הצידה ומפנה מקום לעובדות ברורות. נתונים ומספרים גם מסייעים להתגבר על התנגדויות מצד שותפים שמעלים טיעונים לא הגיוניים או רעים כלכלית.מדידת ביצועים היא דרך מצוינת לקבל תמונה מדויקת על המקצועיות של עובדיכם ואיכותם: למשל מעקב אחר ממוצע מכירות של עובד לשעה נותן תמונה מצוינת על יכולת המכירה של כל עובד ועד כמה הוא תורם לעסק. לעתים קרובות דווקא עובד ותיק, שאתם מעריכים ואוהבים, מרשה לעצמו להשתדל פחות. ומתן משוב כזה ימנע הידרדרות כזו. עובדים היודעים שעבודתם אינה מבוקרת כלל נוטים לזלזל בנהלים, ולנצל הזדמנויות לפעול למען טובתם האישית במקום זו של העסק.המדידה היא כלי מצוין להגברת תחושת השותפות של מנהלים תחתיך: כל אחד אוהב לקבל פידבק על פעילותו (בעיקר אם היא חיובית). מעקב אחרי נתונים תוך שימוש בהם בפגישות עבודה ומתן משוב על ביצועי המנהלים היא כלי מצוין לצורך העברת מסרים עניינית על ביצועים לא טובים. כלי זה עדיף בהרבה על תחושות כלליות שמעבירות פעמים רבות מסר רגשי מוגזם. חשוב לתעל את הביקורת להצעות לשיפור, ולתת יעד ריאלי ובר השגה.מדידה היא כלי מצוין להישאר בעניינים גם כאשר אינך פעיל בתוך העסק: עובדים רבים טוענים כלפי מנהליהם שהם תלושים ואינם מבינים את המציאות. קבלה רציפה של נתונים שוטפים משאירה אותך כמנהל עם היד חזק על הדופק.​לסיכום: מדידה עקבית ושוטפת של נתוני תפעול מרכזיים בעסק שלך, אולי דורשת זמן הטמעה, אבל הדיבידנדים שמושגים כתוצאה מכך הם עצומים. תחום המזון והמשקאות מוכתם בתווית של ניהול חובבני, אבל מי שחפץ בהצלחה מוכרח להיות מקצועי, להתייחס לניהול ברצינות ולהשקיע את המשאבים הנדרשים לכך − גם אם משמעות הדבר היא להעסיק גוף חיצוני שיסייע לך לעשות זאת. השאלה המתבקשת לסיום היא: אילו נתונים דורשים מעקב שוטף? ישנם רבים, אבל אזכיר כאן רק את העיקריים:- עלות מכר- ממוצע לסועד- ממוצע מכירות לשעה לעובד (נתון אישי)- אחוז החינמים מתוך הפעילות (בעלים, בלאי, הנחות ופינוקים)- ערך המלאי- תמהיל המכירות (אוכל/שתייה)- תמהיל המכירות של השתייה (אלכוהול/יין/בירה/קוקטיילים/שתייה קלה)- אחוז הפחת: חומר שיצא ללא כל הסבר מודפס (קשה מאוד לחישוב ללא בקרה של חברה חיצונית) רוצים לשמוע טיפים נוספים? רוצים להגדיל את הרווח כבר עכשיו? צרו איתנו קשר  ​​

כללים לקבלת סחורה בעסק 

​* רצוי להדפיס ולתלות בכניסה למחסן  קבל סחורה רק מתי שנוח לך וכשאתה פנוי רק לכך. אל תבצע מספר פעולות במקביל. קבל ספק אחד בכל פעם.יש להדריך היטב את האדם שמקבל סחורה. עליו להגיע לפני הספקים ולדעת לקרוא ולהבין את החשבוניות במיוחד אלו של טמפו וקולה. אין לתת לעובד זר שלא קורא עברית לקבל סחורה. בדוק היטב- התאמת הסחורה להזמנה, בדוק מחירים, וודא כי כל הסחורה שהגיעה היא במצב תקין ואין נזילות או שבר, בדוק את תאריך תפוגת התוקף על חביות ובקבוקי בירה. וודא כי גודל המוצר המופיע בחשבונית תואם את הגודל שהגיע בפועל (בקבוקים של ליטר ולא 750 למשל). וודא שכל הקרטונים שהגיעו באמת מלאים. (סגורים באופן שאינו מעורר חשד). החזרת אריזות (טמפו, קולה): עוד לפני הגעת הסבלים, הפרד בין האריזות הריקות לשאר הסחורה. שם לב היטב, שרק אריזות ריקות חוזרות לסבל. חתום על החשבוניות רק לאחר שבדקת היטב את הסחורה וראית שהכול נמצא. שמור את כל החשבוניות ותעודות המשלוח במקום מסודר ומוסכם בעסק. אין לקחת תעודות הביתה! כל בעיה, טעות או חוסר בסחורה יש לרשום בכתב ברור על גבי החשבונית. העתק ומקור. במידה ומגיעה רק חלק מהכמות- הקף בעיגול את הכמות שרשומה, וכתוב בברור ליד את הכמות שהגיעה בפועל. במקרה כזה יש להחתים את הנהג.

הכסף שנשפך לכיור

כתבה זו התפרסמה במגזין RESTPRO  גיליון יוני 2009 האם אתם יכולים להרוויח יותר מהבר שלכם?אולי כדאי לברר פעם אחת ולתמיד לאן נעלמו כל אותם משקאות שגרעו כסף משורת הרווח, ולהתחיל בבדיקה מקיפה של עלות המכר? בכל ערב "נשפך" כסף מזומן לתוך הכיור בדלפקים של ברים רבים, והבעלים אפילו אינם יודעים זאת. כדי לפקח על הכסף שנעלם וכדי להגדיל את הרווחיות, צריך קודם כל להכיר את המקומות שהכסף זורם אליהם, ואז למצוא את הדרכים היעילות והפשוטות להחזיר אותו בחזרה מהכיור אל הכיס שלכם. אין צורך במעשי קסם כדי לעשות זאת – יש להיות יעילים. ולפעמים היעילות הזאת היא הגשר שדרכו עוברים מהפסד כספי אל עבר עסק כלכלי רווחי ומצליח. עלות המכרעלות המכר היא כמה עלה לנו המשקה שמכרנו ללקוח, וההפך מעלות המכר הוא הרווחיות הגולמית של העסק. לדוגמה, אם מכרנו ללקוח בקבוק בירה ב- 20 שקל (כולל מעמ), עלות המכר שלו תהיה המחיר שבו קנינו את הבקבוק מהספק לאחר כל ההנחות וההטבות. נניח שהבקבוק עלה לנו 4 שקלים נטו. כאשר נבדוק את רווחי העסק נתייחס לשיעור עלות המכר. שיעור זה הוא היחס בין עלות המוצר נטו למחיר שגבינו מהלקוח, בניכוי מעמ. בדוגמה שלנו השיעור יהיה 23% . אחוז הרווח יהיה המשלים שלו ל- 100% כלומר במקרה זה 77%.אך כל זה נכון ויפה בתיאוריה. במציאות, לעומת זאת, על חלק מהמוצרים שהגשנו ללקוחות לא נקבל תגמול כלשהו. משקאות חינם על חשבון הבית (OTH) – אלו כל המשקאות היוצאים מהעסק ללא תמורה. הם חלק מתקציב השיווק/פרסום של המקום, ובעזרתו בעל המקום מנסה להשפיע על לקוחותיו ליהנות ולחזור שוב. ככל שהמקום מבסס את עצמו יותר על לקוחות קבועים, סעיף זה יהיה מרכזי יותר.לרוב, העלות של משקאות חינם נחלקת לכמה קטגוריות: בעלים, לקוחות, הנחות, צוות, יחצ"נים ובלאי. כדי לחשב את עלותן המדויקת יש להכפיל כל מוצר במחיר העלות נטו (למשל 10 "שוטים" של טקילה שניתנו בחינם לקבוצת אורחים, כפול העלות נטו למנת משקה כזו). משקאות חינם הם חלק מעלות המכר – אם כי ישנה גישה נוספת הגורסת שעל מנת לבחון את פעילות המכר בדיוק, יש להפריד את כל המשקאות חינם מעלות המכר. ובכן, איזה אחוז יש לקחת בחשבון? החישוב הנכון מבחין ביחס שבין עלות המשקאות חינם לסה"כ עלות המכר. לדוגמה: אם כל המשקאות שניתנו חינם עלו לעסק (במונחי עלות) 1,000 ₪, וסך כל עלות המכר לאותה תקופה עומדת על 10,000 ₪, אזי המשקאות חינם בעסק הם 10% מעלות המכר. בפועל, מקובל להגביל כל קטגוריה לסכום מסוים לפי מחירי המכירה של המוצרים שבה (כך קל יותר לעקוב אחרי המתרחש בזמן אמת) או לפי מספר הפריטים. לרוב, שולחנות בעלים (שחלק גדול מהם הוא למעשה משקאות חינם שהבעלים מוציאים ללקוחות) מופרדים לפי שמו של כל אחד מהשותפים, וכך אפשר לבקר ולהגביל את המשקאות חינם.אחוז המשקאות חינם מסך כל עלות המכר צריך לנוע בין 10%-15% בממוצע. יש להקציב לכל קטגוריה אחוז מסוים (למשל להרשות מנות טקילה חינם בעלות שמגיעה עד לסכום של 12% מעלות המכר של טקילה באותו החודש ולא יותר מכך), ופעם בחודש לבדוק את יישום ההנחיה.  אבדניםזהו התחום הכואב ביותר בכל עסק. מדובר בכל המשקאות שיוצאים מהעסק, ושאין לנו הסבר לאן הם הלכו. ואלו הן הסיבות העיקריות להיעלמותם:מזיגת יתר (Over Pouring) – מזיגת מנה הגדולה ממה שנהוג במקום. אפשר לצמצם את התופעה באמצעים שונים, אך אי אפשר למנוע אותה. השיטה היעילה ביותר לצמצום התופעה היא להנחות את הברמנים להימנע ממזיגה חופשית, ולמזוג בכוסיות מידה או ב"פוררים" המקובעים למידה מדוייקת.חוסר רישום – הוצאת משקאות ללא רישום בקופה. התופעה בולטת המיוחד במשקאות חינם, מתוך התחושה כי מה שבחינם פחות חשוב – אין עליו תגמול. ואולם המצב ה"כואב" ביותר הוא חוסר רישום של מכירה. במקרה זה אנו סופגים את עלות המוצר ומאבדים את ההכנסה. תופעה זו אופיינית למצבים של לחץ בבר. להערכתי אחת מכל 20-25 פעולות בבר מתפספסות. אפשר לפתור את הבעיה השכיחה הזאת אם נרגיל את הצוות להדפיס תמיד את ההזמנה, ורק אחר כך להכין אותה ללקוח.הוצאת סחורה מהעסק ללא דיווח – השאלת סחורה לעסקים אחרים ללא מעקב, או הוצאה פרטית של משקאות. ניהול יומן מעקב מדויק יכול למנוע את התופעה.גנבות – אולי הסעיף הכואב ביותר בכל עסק. למעשה כל פעולה הנעשית בעסק ללא אישורנו צריכה להיות מקוטלגת בתור גנבה. גנבות יכולות להתרחש על ידי גורם חיצוני (ספק סחורה למשל) או גורם פנים-ארגוני כמו ברמן. איך מתמחרים מוצר?לצערנו אין נוסחה מדוייקת המשיבה לשאלה הזאת. רוב העסקים יתמחרו את המשקאות שלהם לפי המתחרים שלהם, קהל היעד ולפי הנהוג בשוק. מגה ברים "טרנדיים" ומועדונים יגבו מחירים גבוהים; ברים שכונתיים המבוססים על לקוחות קבועים יתמחרו את המשקאות ביתר הגינות; ואילו מסעדות יתמחרו את המשקאות במחיר נמוך, מתוך רצון לעודד מכירת אלכוהול שהוא מוצר משלים במסעדה. ככלל, באחוזי רווח, קוקטיילים ומשקאות אלכוהוליים הן הקטגוריות הרווחיות ביותר, ובירה מהחבית ויין הן הקטגוריות הכי פחות רווחיות. שילוב אלמנטים שיווקיים בתמחור – לרוב, לכל בר יש הסכמי סחר מיוחדים עם אחד מיבואני המשקאות ועם אחד מיצרני הבירה. הסכמי סחר אלו הם מבוססי יעדים, ונועדו לעודד את הבר למכור כמה שיותר ממוצריהם. ככלל, מוצרי ספקים אלה יופיעו ראשונים בכל קטגוריה בתפריט ויתומחרו מעט זול יותר מהמקבילים שלהם כדי לעודד את מכירתם. בנוסף, כל משקאות הבית יהיו של אותם ספקים. התפלגות ההכנסות – כדי לקבל תמונה מדוייקת יש לנתח את ההכנסות לפי הקטגוריה: אלכוהול, יין, קוקטיילים, בירה מבקבוק, בירה מחבית ומשקאות אנרגיה (משקאות קלים הם קטגוריה זניחה יחסית בברים). ככלל, מגה ברים ימכרו בעיקר אלכוהול, וברים שכונתיים ימכרו יותר בירה. מכאן שיש לכוון את המכירות שלנו לקטגוריות הרווחיות יותר. אז היכן מתחבא הכסף הנוסף, זה שהתרגלנו שהוא חלק מהעלויות שלנו? ובכן, על מנת למצוא אותו יש צורך לנהל ולבקר את העסק ברמה גבוהה ובהסתכלות שבועית. המפתח לכל הבעיות הוא כמובן אבחון מדויק. לאחר שזיהינו את הבעיות אפשר לטפל בהן, ומניסיוני אפשר להגדיל את הרווח הגולמי בכל בר ב- 5% לפחות.  הכותב הוא בעל חברה לבקרה ומיקסום רווחים לברים - DrinkSolutions רוצים לשמוע עוד טיפים נוספים? רוצים להתחיל לחסוך ולמקסם עלויות כבר עכשיו? צרו איתנו קשר >  ​​

כמה כסף מתחבא לנו בבקבוק? 

כתבה זו התפרסמה במגזין RESTPRO  גיליון דצמבר 2013   עלויות גבוהות, מלאים מצטברים ובזבוז עלולים לגרום למסעדנים להוציא על רכש משקאות הרבה כסף מיותר. איך מנהלים נכון רכש משקאות? מאת: ליאור גרסון, בעלים ומנכ"ל של 'דרינק סולושנס'  בכל בר משקאות הנמצא במסעדה או במועדון חבוי כסף רב. כדי להרוויח אותו יש להקפיד על עבודה נכונה ועקבית מול ספקי המשקאות ולאמץ נהלי עבודה ברורים ומסודרים בעסק. אלו מתייחסים לתהליך הזמנת הסחורה, מעקב אחרי תמחירים והגעה בפועל של הסחורה ובקרת תשלומים. מטבע הדברים, עסק חדש שמתחיל לפעול בפעמים רבות לא מיישם נהלי עבודה מסודרים ובמרבית המקרים מתקבעים נהלי עבודה בזבזניים. העסק שפנה אלינו, בר מצליח באזור המרכז, ביקש לבחון את עלויות הרכש של המשקאות. נפגשנו עם הבעלים ומנהל המסעדה מספר פעמים על מנת להבין את התהליך ומשם יצאנו לדרך. שלב א'- איסוף נתונים ואיבחוןכלל אצבע הוא כי הצלחת התהליך מותנית בשיתוף פעולה מלא של כל הנוגעים בדבר. בחלק גדול מהעסקים אנו נתקלים בתחילת הדרך בחוסר שיתוף פעולה מצד גורמים המרגישים מאוימים מעצם נוכחותנו בעסק - בעיקר מנהלי ברים וקניינים. משימתנו החלה בביצוע ספירות מלאי אחת לשבוע לצורך קבלת תמונה כללית של העסק, הכוללת צריכת מוצרים והתפלגות מכירות. במקביל, ביררנו  אם יש לעסק הסכמי סחר מול ספקי משקאות, וביקשנו לקבל לידנו את רשימת הספקים ואת מחירי הקנייה מהם. לאחר קבלת המידע הוזנו המחירים לתוכנה מיוחדת והושוו מול נתוני הצריכה. כעת עמדה לפנינו  תמונה מדויקת של רמת הרווחיות של העסק. במבט ראשון הבחנו כי רמת הרווח נמוכה ביחס לעסקים מסוג זה. שלב ב'- פעולות ושינוי סדרי עבודהעל מנת להגדיל את הרווח באופן מיידי התמקדנו בשלב הראשוני בבחינת מחירי הקנייה. חשוב להכיר את מבנה שוק המשקאות בברים וכיצד יש לפעול בו. באופן כללי, שוק המשקאות מתחלק לשלושה תחומים. הראשון הוא שוק השתייה הקלה והבירות, עיקר התחרות הוא בין 'החברה המרכזית' ('קוקה קולה', 'נביעות', 'טובורג' וכו') לבין 'טמפו' ('פפסי', 'סאן בנדטו', 'גולדסטאר' וכו'). התחום השני הוא שוק יבואני המשקאות החריפים.  המגזר השלישי הוא שוק הסיטונאים. שוק נוסף הוא שוק היין והיקבים אך בברים הוא פחות רלוונטי. הדרך הנכונה לפעול היא לחתום הסכם סחר עם אחת מחברות השתייה הקלה והבירה ועם אחד מהיבואנים, אבל לקנות מהסיטונאי הזול ביותר ללא התחייבות. מעבר למחירים ותנאי הסחר, חשוב מאוד גם לבחון את מגוון המוצרים שכל ספק מציע, רמת השירות שלו ומידת העזרה השיווקית שהוא מספק. לאחר בחינת המחירים והבנת מדיניות העסק לקיום הסכמי סחר, ראינו שמחירי הקנייה יקרים ואינם תואמים את היקף הרכש של העסק או את הבמה שהוא מספק למוצרים. כמו כן, הבחנו כי אין כל סיכומים כתובים עם הספקים באשר למחירים. יתרה מכך, המחירים בחשבוניות השתנו ללא הרף, בדרך כלל כלפי מעלה. בשלב השני התמקדנו, ביחד עם מנהל הבר, בעבודה מול צוות הברמנים של המקום במטרה ליעל את העבודה מבחינה כלכלית תוך מתן דגש על שלושה תחומים: העדפת מוצרים – הדגשנו בפני הצוות מהם המוצרים המועדפים על ידי העסק ברמת המיתוג וברמת המחיר. שימוש מוגבר במוצרים אלו הגדיל את הקניות מול היבואנים (אתם היה לעסק הסכם שיתוף פעולה) וזיכה את העסק בהנחות גדולות יותר ובעזרה שיווקית. מזיגה מדוייקת – חודד נושא גודל המנות. הובהר לצוות שיש חובת שימוש בכוסות מדידה לקביעת גודל המנה. בתפריט הקוקטיילים - שימוש קבוע ומדויק במרכיבי הקוקטילים ליצירת אחידות. בקרת חוסרים – כל שבוע, לאחר ביצוע ספירת מלאי מדויקת, הושוו נתוני המלאי לקופת המקום והופק דוח חוסרים המראה איזה מוצרים יצאו מהעסק ולא נרשמו בקופה. דוח זה הועבר לכלל הברמנים וסופקו הנחיות  כיצד לצמצם את בריחות המלאי. שלב ג'- תוצאות ובקרה שוטפתלאחר מספר חודשים ירדה עלות המשקאות של העסק ב-4.6%. במונחי רווח, מדובר היה בתוספת נטו של 13,000 שקל בחודש! כמובן שתוצאה זו הושגה באמצעות שינויים ושיפורים נוספים שנעשו בעסק הנדון. לאחר שהושגו התוצאות, נדרש היה לשמר אותן. אסור להפסיק לבחון דרכים לשיפור נוסף גם כשמצליחים. לצורך כך שונו נוהלי העבודה מול הספקים במספר דרכים: הזמנות – המשיכו להתבצע על ידי מנהל הבר בעזרת קובץ הזמנות - המראה לגבי כל מוצר ממי יש לרכוש אותו ומה מחירו. קובץ זה התעדכן עם כל שינוי מחיר. ברמת המלאים קיבל מנהל הבר דיווח על רמת הצריכה של כל מוצר והמלצה כמה יש להזמין מכל דבר. אין תועלת במשקאות שמחכים שבועות במחסנים שישתו אותם. קבלת סחורה – כאן חודדו הנהלים מול העובד שמקבל את הסחורה. רשימת ההזמנות הועברה אליו ממנהל הבר, כך שיוכל לדעת מה צריך להגיע, כמה, מאיזה ספק ומתי. אותו עובד נדרש להשוות את הרשימות למוצרים שהתקבלו ולעדכן את מנהל הבר בכל חוסר. כמו כן הוא נדרש לתעד בכתב על גבי החשבונית, מקור והעתק, כל בעיה באספקה. לדוגמה: מוצר שמופיע בחשבונית ולא התקבל, שבר, גודל לא מתאים – גם אם הגיע בקבוק 700 מ"ל וחויב על 750 מ"ל ועוד. בקרת תשלומים –  חלק זה עבר לטיפולנו המלא. בקרה על מחירי הקנייה והסכמים מסחריים נעשו כל שבוע. כל הפרש במחיר או בעיה בחשבונית טופלו כל שבוע מול הספק. הנחות תקופתיות נדרשו מהספקים בהתאם למועדים ונבדקו בקפדנות מול דוחות קנייה תואמים. לסיכום, אפשר לראות שבתוך הבקבוקים ובמחסנים אכן טמון כסף רב. אין להקל ראש ולקחת כמובן מאליו את העבודה מול ספקי המשקאות. לרוב הספקים יש מערכות מורכבות העושות טעויות רבות (כמעט תמיד לרעת הלקוח). מעקב וסדר יחסכו לכם כסף רב.    רוצים לשמוע עוד טיפים נוספים? רוצים להתחיל לחסוך ולמקסם עלויות כבר עכשיו?  צרו איתנו קשר >  ​​

...
...

בינה נט תקשורת ומחשבים
הפריון 4 אזור תעשייה צפוני  אשדוד
נייד: 050-349-777-5 פקס:153-50-349-777-5
דוא"ל:binaa.net@gmail.com

שלח

שם​

שדה חובה

Thank You!

The form has been successfully sent.

דרינק סולושנס בע"מ ת.ד. 766, כפר-סבא, 44106 

נייד (ליאור): 050-7606031  | מייל:lior@drinksolutions.co.il

טלפון​

שדה חובה

מייל​

שדה חובה

הודעה​

שדה חובה

אנחנו מחכים לעבוד אתכם

צרו אתנו קשר ויחד נשפר ביצועים בעסק שלכם

050-7606031​