מי לא חושב שחייבים לעקוב אחר הנעשה בעסק שלו?

כולם חושבים כך! בפועל, מעטים הם המנהלים המקפידים לבצע בקרה שוטפת, ולרוב מסתמכים על נתונים כללים שמספקת להם הקופה הרושמת ומנהל החשבונות של העסק. האם זה מיותר? הניסיון לנהל עסק בתחום מורכב ודינמי כל כך, ללא שליטה רציפה על פרמטרים מספריים, משול לטיסה בתוך ערפל כבד ללא עזרת מכשירי ניווט. עסקים בתחום המזון והמשקאות נתונים בכל מקרה לרמת סיכון גבוהה במיוחד, וכל טעות ניהולית היא בעלת משקל כבד לשרידותם. הנה כמה סיבות שיבהירו טענה זו: 

אם אתה לא מודד אתה לא יכול להשתפר: אם אתה לא מודד ועוקב אחר הנתונים,  אתה אף פעם לא תדע אם אתה אכן משתפר עם העסק או רק הופך את המצב לגרוע יותר (רווח זה לא הפרמטר היחיד).

אם אתה מודד כנראה שזה חשוב לעסק: אם אתם לא מודדים את הכמות הנמזגת ללקוח בעזרת כוס מידה − המסר לעובדים הוא "תמזגו כמה שבא לכם". אם אתם לא עוקבים אחרי עלות המכר − המסר הוא שיעילות ומניעת בזבוז אינן חשובות לכם.

מדידה מובילה לקבלת החלטות מושכלת יותר: כולנו חכמים, אבל מנהלים המקבלים החלטות לפי נתוני אמת מהשטח ייהנו מהחלטות נבונות יותר, בעיקר מכיוון שהחלק הרגשי והסובייקטיבי זז הצידה ומפנה מקום לעובדות ברורות. נתונים ומספרים גם מסייעים להתגבר על התנגדויות מצד שותפים שמעלים טיעונים לא הגיוניים או רעים כלכלית.

מדידת ביצועים היא דרך מצוינת לקבל תמונה מדויקת על המקצועיות של עובדיכם ואיכותם: למשל מעקב אחר ממוצע מכירות של עובד לשעה נותן תמונה מצוינת על יכולת המכירה של כל עובד ועד כמה הוא תורם לעסק. לעתים קרובות דווקא עובד ותיק, שאתם מעריכים ואוהבים, מרשה לעצמו להשתדל פחות. ומתן משוב כזה ימנע הידרדרות כזו. עובדים היודעים שעבודתם אינה מבוקרת כלל נוטים לזלזל בנהלים, ולנצל הזדמנויות לפעול למען טובתם האישית במקום זו של העסק.

המדידה היא כלי מצוין להגברת תחושת השותפות של מנהלים תחתיך: כל אחד אוהב לקבל פידבק על פעילותו (בעיקר אם היא חיובית). מעקב אחרי נתונים תוך שימוש בהם בפגישות עבודה ומתן משוב על ביצועי המנהלים היא כלי מצוין לצורך העברת מסרים עניינית על ביצועים לא טובים. כלי זה עדיף בהרבה על תחושות כלליות שמעבירות פעמים רבות מסר רגשי מוגזם. חשוב לתעל את הביקורת להצעות לשיפור, ולתת יעד ריאלי ובר השגה.

מדידה היא כלי מצוין להישאר בעניינים גם כאשר אינך פעיל בתוך העסק: עובדים רבים טוענים כלפי מנהליהם שהם תלושים ואינם מבינים את המציאות. קבלה רציפה של נתונים שוטפים משאירה אותך כמנהל עם היד חזק על הדופק.

​

לסיכום, מדידה עקבית ושוטפת של נתוני תפעול מרכזיים בעסק שלך, אולי דורשת זמן הטמעה, אבל הדיבידנדים שמושגים כתוצאה מכך הם עצומים.

תחום המזון והמשקאות מוכתם בתווית של ניהול חובבני, אבל מי שחפץ בהצלחה מוכרח להיות מקצועי, להתייחס לניהול ברצינות ולהשקיע את המשאבים הנדרשים לכך − גם אם משמעות הדבר היא להעסיק גוף חיצוני שיסייע לך לעשות זאת. 

השאלה המתבקשת לסיום היא: אילו נתונים דורשים מעקב שוטף? ישנם רבים, אבל אזכיר כאן רק את העיקריים:

- עלות מכר

- ממוצע לסועד

- ממוצע מכירות לשעה לעובד (נתון אישי)

- אחוז החינמים מתוך הפעילות (בעלים, בלאי, הנחות ופינוקים)

- ערך המלאי

- תמהיל המכירות (אוכל/שתייה)

- תמהיל המכירות של השתייה (אלכוהול/יין/בירה/קוקטיילים/שתייה קלה)

- אחוז הפחת: חומר שיצא ללא כל הסבר מודפס (קשה מאוד לחישוב ללא בקרה של חברה חיצונית)

רוצים לשמוע טיפים נוספים? רוצים להגדיל את הרווח כבר עכשיו?

​

​

​