עלויות גבוהות, מלאים מצטברים ובזבוז עלולים לגרום למסעדנים להוציא על רכש משקאות הרבה כסף מיותר. איך מנהלים נכון רכש משקאות? 

ליאור גרסון, בעלים ומנכ"ל של 'דרינק סולושנס' 

בכל בר משקאות הנמצא במסעדה או במועדון חבוי כסף רב. כדי להרוויח אותו יש להקפיד על עבודה נכונה ועקבית מול ספקי המשקאות ולאמץ נהלי עבודה ברורים ומסודרים בעסק. אלו מתייחסים לתהליך הזמנת הסחורה, מעקב אחרי תמחירים והגעה בפועל של הסחורה ובקרת תשלומים. מטבע הדברים, עסק חדש שמתחיל לפעול בפעמים רבות לא מיישם נהלי עבודה מסודרים ובמרבית המקרים מתקבעים נהלי עבודה בזבזניים. העסק שפנה אלינו, בר מצליח באזור המרכז, ביקש לבחון את עלויות הרכש של המשקאות. נפגשנו עם הבעלים ומנהל המסעדה מספר פעמים על מנת להבין את התהליך ומשם יצאנו לדרך.

שלב א'- איסוף נתונים ואיבחון

כלל אצבע הוא כי הצלחת התהליך מותנית בשיתוף פעולה מלא של כל הנוגעים בדבר. בחלק גדול מהעסקים אנו נתקלים בתחילת הדרך בחוסר שיתוף פעולה מצד גורמים המרגישים מאוימים מעצם נוכחותנו בעסק - בעיקר מנהלי ברים וקניינים. משימתנו החלה בביצוע ספירות מלאי אחת לשבוע לצורך קבלת תמונה כללית של העסק, הכוללת צריכת מוצרים והתפלגות מכירות. במקביל, ביררנו  אם יש לעסק הסכמי סחר מול ספקי משקאות, וביקשנו לקבל לידנו את רשימת הספקים ואת מחירי הקנייה מהם. לאחר קבלת המידע הוזנו המחירים לתוכנה מיוחדת והושוו מול נתוני הצריכה. כעת עמדה לפנינו  תמונה מדויקת של רמת הרווחיות של העסק. במבט ראשון הבחנו כי רמת הרווח נמוכה ביחס לעסקים מסוג זה.

שלב ב'- פעולות ושינוי סדרי עבודה

על מנת להגדיל את הרווח באופן מיידי התמקדנו בשלב הראשוני בבחינת מחירי הקנייה. חשוב להכיר את מבנה שוק המשקאות בברים וכיצד יש לפעול בו. באופן כללי, שוק המשקאות מתחלק לשלושה תחומים. הראשון הוא שוק השתייה הקלה והבירות, עיקר התחרות הוא בין 'החברה המרכזית' ('קוקה קולה', 'נביעות', 'טובורג' וכו') לבין 'טמפו' ('פפסי', 'סאן בנדטו', 'גולדסטאר' וכו'). התחום השני הוא שוק יבואני המשקאות החריפים.  המגזר השלישי הוא שוק הסיטונאים. שוק נוסף הוא שוק היין והיקבים אך בברים הוא פחות רלוונטי. הדרך הנכונה לפעול היא לחתום הסכם סחר עם אחת מחברות השתייה הקלה והבירה ועם אחד מהיבואנים, אבל לקנות מהסיטונאי הזול ביותר ללא התחייבות. מעבר למחירים ותנאי הסחר, חשוב מאוד גם לבחון את מגוון המוצרים שכל ספק מציע, רמת השירות שלו ומידת העזרה השיווקית שהוא מספק. לאחר בחינת המחירים והבנת מדיניות העסק לקיום הסכמי סחר, ראינו שמחירי הקנייה יקרים ואינם תואמים את היקף הרכש של העסק או את הבמה שהוא מספק למוצרים. כמו כן, הבחנו כי אין כל סיכומים כתובים עם הספקים באשר למחירים. יתרה מכך, המחירים בחשבוניות השתנו ללא הרף, בדרך כלל כלפי מעלה. בשלב השני התמקדנו, ביחד עם מנהל הבר, בעבודה מול צוות הברמנים של המקום במטרה ליעל את העבודה מבחינה כלכלית תוך מתן דגש על שלושה תחומים:

העדפת מוצרים – הדגשנו בפני הצוות מהם המוצרים המועדפים על ידי העסק ברמת המיתוג וברמת המחיר. שימוש מוגבר במוצרים אלו הגדיל את הקניות מול היבואנים (אתם היה לעסק הסכם שיתוף פעולה) וזיכה את העסק בהנחות גדולות יותר ובעזרה שיווקית.

מזיגה מדוייקת – חודד נושא גודל המנות. הובהר לצוות שיש חובת שימוש בכוסות מדידה לקביעת גודל המנה. בתפריט הקוקטיילים - שימוש קבוע ומדויק במרכיבי הקוקטילים ליצירת אחידות.

בקרת חוסרים – כל שבוע, לאחר ביצוע ספירת מלאי מדויקת, הושוו נתוני המלאי לקופת המקום והופק דוח חוסרים המראה איזה מוצרים יצאו מהעסק ולא נרשמו בקופה. דוח זה הועבר לכלל הברמנים וסופקו הנחיות  כיצד לצמצם את בריחות המלאי.

שלב ג'- תוצאות ובקרה שוטפת

לאחר מספר חודשים ירדה עלות המשקאות של העסק ב-4.6%. במונחי רווח, מדובר היה בתוספת נטו של 13,000 שקל בחודש! כמובן שתוצאה זו הושגה באמצעות שינויים ושיפורים נוספים שנעשו בעסק הנדון. לאחר שהושגו התוצאות, נדרש היה לשמר אותן. אסור להפסיק לבחון דרכים לשיפור נוסף גם כשמצליחים. לצורך כך שונו נוהלי העבודה מול הספקים במספר דרכים:

הזמנות – המשיכו להתבצע על ידי מנהל הבר בעזרת קובץ הזמנות - המראה לגבי כל מוצר ממי יש לרכוש אותו ומה מחירו. קובץ זה התעדכן עם כל שינוי מחיר. ברמת המלאים קיבל מנהל הבר דיווח על רמת הצריכה של כל מוצר והמלצה כמה יש להזמין מכל דבר. אין תועלת במשקאות שמחכים שבועות במחסנים שישתו אותם.

קבלת סחורה – כאן חודדו הנהלים מול העובד שמקבל את הסחורה. רשימת ההזמנות הועברה אליו ממנהל הבר, כך שיוכל לדעת מה צריך להגיע, כמה, מאיזה ספק ומתי. אותו עובד נדרש להשוות את הרשימות למוצרים שהתקבלו ולעדכן את מנהל הבר בכל חוסר. כמו כן הוא נדרש לתעד בכתב על גבי החשבונית, מקור והעתק, כל בעיה באספקה. לדוגמה: מוצר שמופיע בחשבונית ולא התקבל, שבר, גודל לא מתאים – גם אם הגיע בקבוק 700 מ"ל וחויב על 750 מ"ל ועוד.

בקרת תשלומים –  חלק זה עבר לטיפולנו המלא. בקרה על מחירי הקנייה והסכמים מסחריים נעשו כל שבוע. כל הפרש במחיר או בעיה בחשבונית טופלו כל שבוע מול הספק. הנחות תקופתיות נדרשו מהספקים בהתאם למועדים ונבדקו בקפדנות מול דוחות קנייה תואמים.

לסיכום, אפשר לראות שבתוך הבקבוקים ובמחסנים אכן טמון כסף רב. אין להקל ראש ולקחת כמובן מאליו את העבודה מול ספקי המשקאות. לרוב הספקים יש מערכות מורכבות העושות טעויות רבות (כמעט תמיד לרעת הלקוח). מעקב וסדר יחסכו לכם כסף רב.

רוצים לשמוע עוד טיפים נוספים? רוצים להתחיל לחסוך ולמקסם עלויות כבר עכשיו?

​

​

​